Import Data PAS SMK Terbaru

IMPORT DATA PAS SMK TERBARU DENGAN 1 FILE EXCEL

(Berjalan pada PAS SMK versi 4.0)

SEBELUM MENCOBA FASILITAS INI BACKUP DULU DATA YANG SUDAH DI ENTRY KARENA SISTEM IMPORT INI AKAN MENGOSONGKAN DATA DARI TIAP TABEL UNTUK MENCEGAH PENUMPUKAN DATA

Persiapan Utama :

1.       Pastikan Aplikasi PAS di Install di drive C:\ PAS SMK

Apabila Aplikasi PAS di Install di drive lain , misalkan D:\, maka editlah file setup.bat dengan  notepad ganti C: menjadi D:

atau Jika Aplikasi PAS di install di folder lain , misalkan di Program Files->PAS SMK

maka copy kan secara manual semua file ke folder :

PAS SMK \apache\modules\data\webdev\PASSMK yang terdapat di folder PAS SMK.

2.       Jika Aplikasi PAS SMK di Install di drive C: ,  jalankan File Setup.bat atau setup.exe

3.       Jalankan Aplikasi dengan melalui :

-  Klik shortcut IMPORT_PAS di desktop

       -   atau di Start Menu –> All Programs –> Import PAS

4.       Kemudian File Master_sekolah.xls dan Petunjuk.doc akan terbuka , silahkan di Save dengan nama file sesuai yang diinginkan .

5.       Pengisian Data lihat contoh yang sudah ada pada file master_sekolah.xls

Didalam file Master_sekolah terdiri dari 24 sheet yaitu dengan urutan sebagai berikut :

1.      Identitas Sekolah,

2.      Pegawai

3.      Siswa_rombel

4.      Ruang

5.      Id_bantuan

6.      Sarana

7.      Jurusan

8.      Yayasan

9.      Wali Kelas

10.  Properti Sekolah

11.  Buku Sekolah

12.  Alat Pendidikan

13.  Listrik

14.  Kebutuhan Guru

15.  Asal Sekolah

16.  ortu siswa

17.  Putus_sekolah

18.  Pindah_sekolah

19.  sekolah_sedaerah

20.  kegiatan sekolah

21.  saldo awal

22.  rekening

23.  Kode (untuk referensi)

24.  Cek Hasil Import di PAS SMK

Bagi yang sudah menggunakan versi sebelumnya dimana file Master_sekolah.xls nya berjumlah 16 sheet tidak usah kuatir Data dari file Master_sekolah.xls sebelumnya masih dapat digunakan dengan cara :

Cara 1 :

Data pada tiap-tiap sheet di copy secara manual, karena susunan kolom tiap-tiap sheet tidak berubah.

Cara 2 :

1. Buka file Master_sekolah.xls yang lama yang berjumlah 10 atau 16  (disarankan nama file nya sudah dirubah contoh : masterTD2.xls

Gambar - 1

File MasterTD2.xls (jumlah 10 sheet)

 sheet data untuk import terakhir  sampai rombel_WK

2. Kemudian buka file master_sekolah.xls yang baru dengan jumlah sheet 24.

                                                 

                                                                                              

Gambar - 2

File Master_sekolah.xls (jumlah 24 sheet)

Ada penambahan sheet setelah sheet rombel_WK yaitu :

Properti_Sek, Buku_Sek, Alat_Sek, Listrik, KebutuhanGuru, asal sekolah, ortu siswa, putus_sekolah, pindah_sekolah, sekolah_sedaerah, kegiatan sekolah, saldo awal, rekening, Cek Hasil Import

• Proses  Copy sheet dapat dilakukan sekaligus banyak dengan cara  :

Tekan tombol CTRL kemudian klik sheet-sheet yang akan di copy.

• Jika proses copy sheet satu persatu tidak usah menekan tombol CTRL , klik aja sheet yang akan di copy kemudian lakukan langkah yang sama diatas.

• kemudian Klik Kanan pilih Move or Copy  (lihat Gambar-2)

Setelah  muncul jendela Move or Copy, dan beri tanda Cek pada Create a copy, kemudian pilih pada To book : pilih file Master_sekolah.xls yang lama (contoh disini file master_sekolah.xls yang lama diganti dengan nama MasterTD2.xls :

Setelah di Copy maka posisi sheet hasil Copy an akan berada di posisi pertama pada file master_sekolah yang lama dan langkah terakhir memindahkan atau mengurutkan posisi sheet sesuai dengan urutan sheet di file master_sekolah yang baru. Caranya Klik sheet dan jangan lepaskan kemudian pindahkan (drag), jika akan memindahkan sekaligus banyak tekan Tombol CTRL + klik sheet-sheet yang akan di pindahkan kemudian pindahkan (Drag) 
(JANGAN LUPA URUTAN SHEET HARUS SESUAI DENGAN SHEET FILE MASTER_SEKOLAH YANG BARU, JIKA TIDAK MAKA PROSES IMPORT AKAN BERANTAKAN), DAN DILARANG MENGHAPUS KOLOM.

Sheet terakhir sebelum di copy

Sheet tambahan hasil copyan dari file master_sekolah baru

File Master_sekolah lama

Jika tidak sengaja urutan terubah maka, kembalikan lagi urutannya sesuai dengan urutan diatas

MENJALANKAN PROSES IMPORT  LEWAT APLIKASI IMPORT:

Untuk menjalankan Proses Import Klik  shortcut IMPORT_PAS di

Desktop atau di Start Menu –> All Programs –> Import PAS

Atau klik http://localhost:5773/passmk/cekfile.php

Setelah itu klik dan akan muncul halaman Import Data Master Sekolah

Proses Import dapat dilakukan walaupun belum semua Sheet di kerjakan, dan tidak perlu menyimpannya ke file CSV, dapat langsung di import dalam format *.xls , kecuali xlsx.

nama file Master_sekolah.xls boleh dirubah sesuai dengan yang diinginkan asal jangan merubah format xls saja, dan dapat disimpan di folder atau drive manapun.

APLIKASI IMPORT INI SUDAH DISERTAI DENGAN PERBAIKAN DARI BEBERAPA MODUL YAITU :

1. Entry Nilai dan NO. SKHUN pada Data Siswa (Modul 5.1.1)
2. Siswa Pindah Sekolah (Modul 5.3.7)
3. Cetak_laporan_kepegawaian  (Modul 3.3.3)

MENGATASI ERROR SAAT PROSES IMPORT  :

Catatan : Jika Aplikasi Muncul Error seperti ini :

Fatal error: Allowed memory size of 134217728 bytes exhausted (tried to allocate 32 bytes) in C:\PAS SMK\apache\modules\data\webdev\PASSMK\excel_reader2.php on line 1648

itu karena jumlah data yang di Import terlalu besar, Maka untuk itu proses Import harus satu per satu, Apabila mau beberapa pilih data-data yang sedikit.

Selamat Bekerja mudah-mudah aplikasi ini sedikitnya dapat membantu , dan mohon maaf apabila masih ada kekurangan.

CATATAN PENTING :

Aplikasi ini merupakan Bukan Aplikasi WAJIB untuk digunakan , jika memang membantu silahkan digunakan GRATIS jika menyulitkan jangan DIGUNAKAN.  Karena tujauan dibuatnya Aplikasi Import Data PAS dari 1 file xls ini semata2 untuk membantu rekan2 yang mengolah data Aplikasi PAS SMK.

Dilahkan download Aplikasinya disini atau disini.

WASSALAM